MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)
Pendahuluan
Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai memperoleh
hardware dan software memberikan kesadaran terhadap perusahaan bahwa memang
dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh dua pemakai dalam area yang
berbeda ingin mengembangkan sistem secara serentak untuk menyiapkan laporan
yang sama, atau mereka masing-masing membeli paket software yang sama. Maka,
sebaiknya manajemen puncak dari perusahaan tersebut menetapkan penggunaan
komputerisasi dalam organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui
pencitptaan sumber informasi dan pengelolaanya. Perencanaan formal untuk
manajemen informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau
manajemen sumber informasi.
IRM adalah kebijaksanaan yang bersifat formal terhadap manajemen sumber
informasi, dan akan menjadikankeadaan yang dinamis dan bahkan kondisi yang
lebih baik dalam penggunaan komputer
Tinjauan Pustaka
Manajemen Sumber Daya Informasi Amerika ilmuwan Horton (FWHorton) dan Marchand
(DAMarchand), yang adalah pendiri teori IRM, para peneliti dan praktisi yang
paling berwibawa. IRM risalah mereka tentang banyak hal utamanya adalah:
(1) Sumber Daya Informasi (InformationResources) dan manusia, material,
keuangan dan sumber daya alam sebagai sumber daya penting untuk semua bisnis,
jadi harus sumber daya lain seperti manajemen, sumber daya manajemen informasi.
IRM adalah bagian penting dari manajemen perusahaan, manajemen perusahaan harus
disertakan dalam anggaran.
(2) IRM, termasuk manajemen data sumber daya dan manajemen informasi
pengolahan. Yang pertama menekankan kontrol data, yang berkaitan dengan
manajemen perusahaan dalam kondisi tertentu, bagaimana untuk mendapatkan dan
memproses informasi, dan menekankan pentingnya sumber daya informasi
perusahaan.
(3) IRM adalah fungsi manajemen baru perusahaan untuk menghasilkan fungsi
baru ini dimotivasi oleh perkembangan informasi dan dokumentasi, dan teratur
pada semua tingkat manajemen untuk memperoleh informasi dan memproses informasi
dengan cepat dan mudah kebutuhan mendesak.
(4) tujuan IRM adalah untuk meningkatkan kondisi dinamis dan statis
berhubungan dengan informasi internal dan eksternal kebutuhan untuk
meningkatkan efektivitas manajemen. mengejar IRM dari "3E" - Efisien,
Efektif dan ekonomis, yang efisien, efektif dan ekonomi; "3E" dekat
hubungan antara kendala bersama.
(5) tahap pengembangan IRM's. 20 abad 90an, IRM dapat dibagi ke dalam
perkembangan fisik kendali, manajemen teknologi otomatis, manajemen sumber daya
informasi dan pengetahuan manajemen dalam empat tahap. Setiap tahap
perkembangan, dapat menjadi kekuatan pendorong, tujuan strategis, teknologi
dasar, manajemen, status organisasi dan faktor-faktor lainnya dibandingkan.
Beberapa ahli di Cina IRM juga melakukan tindak lanjut studi, Profesor Ma
Feicheng bahwa: Manajemen Sumber Daya Informasi (Information Resources
Management, IRM) adalah abad ke-20, 70, 80an awal di negara-negara maju Barat
(pertama di Amerika Serikat), peningkatan disiplin baru. Meskipun para peneliti
dari berbagai bidang manajemen informasi sumber daya memiliki pemahaman dan
interpretasi yang berbeda, tetapi inti dari semua informasi sebagai sumber
penting, yang perencanaan, anggaran, organisasi, koordinasi, pengendalian dan
pengembangan, dalam rangka mencapai paling efektif.
Profesor Gao Fuxian bahwa: informasi manajemen sumber daya perusahaan,
adalah dalam produksi dan kegiatan usaha generasi informasi, akuisisi,
pengolahan, penyimpanan, transmisi dan penggunaan manajemen yang komprehensif.
Tipe-tipe dari sumber informasi :
Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai,
fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.
Informasi sebagai sumber strategis bahwa informasi merupakan salah satu
sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Jika sebuah perusahaan menerapkan IRM, maka harus ada tiga unsur utama,
yaitu:
1. Eksekutif puncak
bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan dan ia diberi titel Chief
Information Officer (CIO) atau kepala bagian informasi.
2. CIO turut ambil
bagian dengan eksekutif lain dalam menyusunan rencana jangka panjang untuk
organisasi.
3. Salah satu
rencana jangka panjang tersebut harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat
memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal (mikrokomputer),
dengan penggunaan komputer remote dari terminal, penggunaan kompurisasi
terpusat.
Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem
informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen
lingkungannya.
Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
·
Informasi yang
menerangkan kebutuhan produk
·
Informasi yang menerangkan penggunaan produk
·
Informasi yang menerangkan kepuasan produk
Keuntungan kompetitif dicapai apabila :
·
Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
·
Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen
lingkungannya
·
Pentingnya efisiensi operasi internal
IOS (Interorganizational Information System):
·
IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari
satu perusahaan
·
IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa
dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.
CIO (Chief Information Officer) adalah Kepala bagian Informasi turut
berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi
laporan langsung ke eksekutif. Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice
President SIM. Tugas CIO :
·
Mempelajari bisnis & teknologinya
·
Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen
·
Fokus memperbaiki proses bisnis dasar
·
Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis
·
Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang
terpecaya.
SPIR ( Strategic Planning for Information Resources) adalah Perencanaan
strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena
memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada
masa sekarang dan akan datang.
Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan
secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi
harus digunakan untuk pencapaian tujuan.
Perencanaan yang digunakan Top Down. Langkah pertama adalah menentukan
tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.
Pendekatan-pendekatan Top Down :
1.BSP IBM (Business System Planning): Pendekatan studi total
Setiap manajer diinterview untuk
menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem
diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan
informasi.
2. CSF (Critical Success Factor): Perencanaan sumber informasi dengan
mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
3. Transformasi susunan strategis:
> Misi, Tujuan,
strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
> Proses pentransformasian dari susunan
strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM/IRM dinamakan proses
perencanaan strategi SIM atau IRM.
A. Berbagai Pandangan Tentang IRM
-
IRM
SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER
Informasi adalah salah
satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti
halnyasumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang maa
menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala
operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor
sumber-sumber fisik dengan menggunakan informasi yang menggambarkan atau
mewakili sumber-sumber tersebut.
Kritik terhadap
pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahw dengan pandangan seperti itu, maka
pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan adanya kenyataan bahwa informasi
bersifat konseptual bukan fisik.
-
IRM
MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI
Dari pada mengandalkan
kebijaksanaan yang ditetapkan oleh maajemen puncak, yang berlaku untuk seluruh
organisasi, sebaiknya perhatian harus ditunjukan kepada tingkat bawah, dimana
sistem dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup
yang digunakan untuk menciptakan system yang dapat menghaslkan informasi
berkualitas.
Dasar dari pandangan
ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua informasi dalam
perusahaan begitu banyak bila hanya dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu
sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah
mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorong
diketemukannya DSS.
Walaupun argumen bahwa
kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup adalah benar, namun
kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia mengabaikan perlunya control
terpusat dan control yang terkoordinasi.
-
IRM
SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI
Karena sulit untuk
mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahkan kepada sumber-sumber yang
menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola
komputernya, databasenya, spesialis informasinya, dan sebagainya, berarti ia
mengelola informasinya.
Kritik terhadap
pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui untuk percaya bahwa
informasinya telah dikelola, dimana pada kenyataannya pada waktu itu ia tidak
dikelola.Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang
hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh
sumber tersebut yaitu informasi.
B. Informasi Sebagai Sumber Strategi
Informasi merupakan salah satu
sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Caranya : dengan memfokuskan pada
pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa
meningkatkan arus informasi antara
perusahaan dan elemen lingkungannya.
Arus informasi antara perusahaan dan
pelanggan :
> Informasi yang menerangkan
kebutuhan produk
> Informasi yang menerangkan
penggunaan produk
> Informasi yang menerangkan
kepuasan produk
Tujuan utama dari
perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan keuntungan,
sehingga ia dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang
dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut
dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan walaupun semua elemen dapat
mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang
datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan
perusahaan tersebut.
C. Perencanaan Strategis Untuk
Sumber-Sumber Informasi
Jika
informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif
maka penggunaannya harus
direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus
dilakukan oleh eksekutif perusahaan
dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan
yang menindentifikasikan
sumber-sumber informasi yang akan diperlukan pada masa yang
akan datangdan cara penggunaannya
dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information
Resources). Gagasan utama yang
mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan
perusahaan secar keseluruhan dengan
rencananya untuk sumber-sumber informasinya.
Sumber-sumber informasi harus
digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan
survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal
yang paling kaitannya dengan
penggunaan computer dalam bisnis. Namun demikian
manajemen belum menyadari aka
pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang
secara bertahap. William R. King
Professor pada Univercity of Pittsburgh menetapkan tiga
tahapan ini yaitu pra-perencanaan IS
strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.
Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk
mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. lebih
dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan
harus bersifat jangka panjang. aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan
sumber-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan
datang dan cara penggunaannya dinamakan spir (strategic planning for
information resources). gagasan utama yang mendasari spir ini adalah adanya
hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencana untuk
sumber-sumber informasinya. sumber-sumber informasi harus digunakan untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Berdasarkan survey selama tahun delapan
puluhan mengungkapkan bahwa spir adalah hal yang paling penting kaitannya
dengan penggunaan komputer dalam bisnis. namun demikian manajemen belum
menyadari akan pentingnya spir ini. kesadaran tersebut berkembang secara
bertahap. Gagasan utama dari spir adalah adanya hubungan antara tujuan
perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. sumber-sumber
informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan. perencanaan yang digunakan
top down:
1. BSP IBM (business system
planning)merupakan pendekatan studi total, setiap manajer diinterview untuk
menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan
kebutuhan informasi.
2. CSF (critical success
factor), merupakan perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci
keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
3. Transformasi susunan
strategis, merupakan misi, tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar
tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
proses
pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM
dinamakan proses perencanaan strategi SIM
D. Manajemen dan Strategi End User Computing
Bila CIO
mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalamiperubahan.
Selama beberapa tahun, trend opersi pelayanan informasi terpusat telah berubahmenjadi
trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruhan perusahaan,terutama
dalam bentuk mikrokomputer.
Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan
oleh pemakaian yang tidak
mempunyai pemahaman komputer secara
khusus. Aplikasi-aplikasi dri pemakain ini terdiri
atas software tertulis yang telah
dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh
dari sumber-sumber luar. Namun
demikian, ada juga pemakai yang hanya menggunakan
komputer. Mereka ini juga mendisain
dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
Sekarang perusahaan dihadapkan pada
tantangan untuh mengolah sumber-sumber informasi
yang tersebar tersebut dalam bagian
ini kita akan meneliti gejala-gejalanya dan mencari
beberapa cara yang dapat dilakukan
oleh perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol
yang diharapkan.
Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk
mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . Salah satu study
pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT
dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200
end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis yaitu:
1. End-User
Non-Pemrograman, merupakan Pemakai (user) hanya mempunyai pemahaman komputer
yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan hanya menggunakan sofware
yang telah dibuat oleh orang lain. User ini berkomunikasi dengan hadware dengan
bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
2. User Tingkatan Perintah,
yaitu Pemakai (user) yang menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia,
selain itu juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan
khusus.
3. Progemmer End-User,
yaitu pemakaian (user) yang dapat menulis programnya sendiri dan
menggunakan bahasa programan. Karena mempunyai pemahaman komputer yang lebih
baik, biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai
tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis
keuangan, dan insiyur.
4. Personel Pendukung
Fungsional, merupakn Pemakai yang ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan
menangani penggunaan komputer. Dan mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti
yang ada di unit pelayanan informasi.
5. Personel Pendukung
Komputerisasi End-User, yaitu Spesialis informasi yang ditugaskan di unit
pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
6. Programmer DP, merupakan
golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang
diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan
untuk menentukan harga kontrak.
Kita telah mnggunakan
istilah end-user computing untuk menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan
komputer oleh orang yang mengunakan output dari sistem tersebut. Penekanannya
adalah pada pengembangan. Hal yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari
Ecole des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University
of Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi
klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart
dan Flannery:
·
User tingatan perintah
·
Pemrograman end-user
·
Personel pendukung fungsional
KESIMPULAN
IRM adalah konsep manajemen sumber
informasi yang mengenal informasi sebagai sumber
organisasional utama yang harus
dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti
sumber organisasional dominan lain
seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Bila
konsep manajemen sumber informasi
ini diterapkan, maka akan mendapatkan beberapa
keuntungan kompetitif, diantaranya :
>
Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
>
Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
>
Pentingnya efisiensi operasi internal
Referensi
viyan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/16482/12_Manajemen+Sumber+Informasi.pdf
Manajemen Sumber Informasi
yohanes_ari.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5663/irm2.doc
IRM adalah
parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/13807/Pengenalan++IRM.doc
IRM adalah
Komentar
Posting Komentar